تعريف الرسالة الإدارية:

هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية، يكون أحد طرفي الاتصال الكتابي جهة إدارية على الأقل. وينتج عن هذا التعريف ثلاثة أنواع من الخطابات الإدارية:
أوّلًا: الرسالة الهابطة؛ وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أعلى.
ثانيًا: الرسالة الصاعدة؛ وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري أدنى.
ثالثًا: الرسالة الموازية؛ وهي الرسالة الإدارية الرسمية الموجهة من رئيس مستوى إداري مشابه.
أسباب أهمية المراسلات الإدارية :
تعتبر الرسالة أهم وسيلة من وسائل الاتصال ولذلك فهي وسيلة التخاطب الكبرى بين كافة الجهات الإدارية، ويرجع ذلك للأسباب التالية:

• أنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة.
• هي أكثر شمولا من وسائل الاتصال الأخرى.
• الرسالة الإدارية بجانب أنها وسيلة تراسل فإنها وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
• بواسطتها يمكن تحديد محررها وبذلك يمكن تحديد المسئولية.
• الرسالة تحقق علاقات طيبة بين الأطراف ذات العلاقة.

أجزاء الرسالة:
أجزاء الرسالة من الأمور المهمة في الرسالة لأن الرسالة الجيدة عادة ما تتكون من عناصر وأجزاء أساسية هي:
اسم المرسل وعنوانه - رقم تاريخ الرسالة - المرفقات - الموضوع - اسم المرسل إليه وعنوانه - تحية الافتتاح - متن الرسالة .
-بتصرف-

المصدر: المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية