أولاً: تخطيط جدول الأعمال:

• اختر وقتاً ما لتنظيم أعمالك:

عليك أن تضع وقتاً للتفرغ فيه لتنظيم أعمالك اليومية والتفكير في كل ما سيحدث لك خلال الفترة القادمة وصياغتها من الأهم فالمهم، وتصنيف أهدافك إلى أهداف قصيرة الأجل وأهداف طويلة الأجل، فالأهداف القصيرة الأجل هي التي نضع حد زمني قصير لها وتتمثل في إنجاز مهام لك يومية أو أسبوعية تخدم في كل الأحوال الأهداف البعيدة المدى. أما الأهداف الطويلة فهي الطموحات والمهام التي نريد أن نحققها في المستقبل.

• أكتب ما تحتاجه في ورقة أو مفكرة:

عليك بتدوين كافة مهامك حتى لو كانت بسيطة وتحديد الإطار الزمني لها إذا كنت قصيرة أو طويلة وكتابة كل ما تحتاجه تماماً.

• تقسيم الاحتياجات والمهام إلى أقسام:

عليك بتقسيم مهامك إلى أقسام، مثلا نجعل الأعمال المنزلية في القائمة الأولى والأعمال الرياضية والحياة الروحانية والصحية حتى نستطيع تبسيط وتحديد الأولوية في كل قسم ونعرف ما سوف ننجزه أولاً.

• ضع أفكارك في قائمة مرتبة:

عليك بترتيب أفكارك بعد كتابتها في الورق بشكل منظم، لتذكيرك بكافة مسئولياتك التي يجب أن تقوم بها. وقسمها أيضاً إلى أقسام.

• اجعل هذه القائمة مرئية بالنسبة لك:

عليك بجعل هذه القائمة مرئية بالنسبة لك وعليك وضعها على الحائط في الغرفة أو مكتب العمل فعليك رؤيتها كثيراً.

ثانياً: ترتيب الأفكار:

• عليك ترتيب أفكارك من حيث الأهمية:

وهذا أهم جزء في تحديد المسئولية، فعليك أن تحدده المهم في كل قسم وإنجازه أولاً. فمثلاً إذا كانت الأعمال الدراسية أهم بالنسبة لك من الأعمال المنزلية فعليك بوضعها أولا وإنجازها ثم تنتقل إلى المهمة التالية.

• الترتيب باستخدام الوقت:

بعد تقسيمك للمهام وتحديد الزمن الكافي لإنجاز هذه المهمات. يمكنك أيضاً أن ترتب المهام باستخدام الوقت فتقوم بالأطول فالأقصر فإذا كانت المهام المنزلية تأخذ 60 دقيقة والأعمال الرياضية تأخذ 30 دقيقة فقم بالأعمال المنزلية ثم انتقل إلى الأعمال الرياضية.

• الترتيب حسب الجهد:

يمكنك أيضاً تقسيم المهام باستخدام الجهد من مستويات صعبة متوسطة سهلة فقم بما هو صعب أولاً ثم انتقل إلى المتوسط ثم الأسهل وهذا سيوفر جهدك ووقتك أيضا ويمكنك من تحديد أولوياتك.

ثالثاً: القيام بالأعمال وإنجازها:

• قم بعمل واحد في الوقت الذي تحدده:

بعد تحديد أولوياتك وما سوف تفعله اليوم. عليك بأن تقوم بالعمل حتى تفرغ منه ثم تأخذ راحة وتنجز عملاً آخر بعده.

• يمكنك تفويض بعض مسئولياتك:

يمكنك تفويض بعض مسئولياتك، فهذا يوفر الجهد والوقت والطاقة لإنجاز كافة المهام في الوقت المحدد لها وبإمكانك الاستعانة بالأنترنت للمساعدة.

• يمكنك إنجاز مهمتين في نفس الوقت:

يمكنك إنجاز مهمتين في نفس الوقت مثل القيام بالأعمال المنزلية وعمل واجباتك المنزلية وهذا سيحفظ لك طاقتك ووقتك ونشاطك وبإمكانك أخذ راحة بين المهام لتجديد النشاط.

• لا تضغط نفسك في عامل الوقت:

لا تجعل عامل الوقت يقلل من معنوياتك وطاقتك، فقد قمت بجهد جيدا وهذا سيتحسن يومياً مع الممارسة. فقط ابذل المزيد من الجهد واحرص على أن تنجز كافة المهام الموكلة إليك فهذا يشعر بالرضا تجاه نفسك ويزيد من الثقة.

-بتصرف-

المصدر: موقع إفتي نت