هل تعلم أن الإدارة الجيّدة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الوقت؟

إن إضافة 15 دقيقة كل يوم تعني أنك أضفت 13 يوم عمل كل عام، وإضافة 30 دقيقة كل يوم تعني أنك أضفت 26 يوم عمل كل عام (أي ما يقرب الشهر).

ابذل القليل من الوقت لتكسب الكثير:

أشبه بقاعدة الاستثمار المالي فإنفاق القليل من المال لتقديم خدمة أفضل يؤدي إلى الكثير من الأرباح، ففي مجال الوقت هناك من الأعمال ما يؤدي إلى الاستفادة القصوى من الوقت، من هذه الأعمال التفكير والتخطيط والمراجعة والتدريب وتنمية المهارات ووضع الاستراتيجيات وآليات العمل والاجتماع الدوري مع أعضاء الفريق إذا كان العمل يتم ضمن فريق عمل.

حدد أهدافك:

الكثير من الأعمال ربما تؤدي بحكم العادة أو لأنها فُوِّضت من قبل الآخرين أو للهروب من أعمال أخرى، فيجب أن يكون لكل عمل هدف فالأعمال وسيلة تحقيق الأهداف، فإذا لم تصل بالعمل إلى الهدف، فإن هذا يعني إعادة العمل مرة ثانية، وإعادة الأعمال يعني ضياع الوقت، لذا تَعوّد قبل القيام بأي عمل تود القيام به أن تسأل نفسك لماذا أقوم به؟

مبدأ تخصيص وقت للتخطيط:

من المهم جداً أن تخصص وقتا للتخطيط، فذلك يضع لك صورة ذهنية لما يجب العمل لأجله لتحقيق أهدافك، صحيح أن ذلك يستهلك من الوقت الحالي، إلا أنه يوفر الوقت عموما ويوجه العمل لما يخدم أهدافك، كما أن التخطيط للعمل اليومي يجعلك تفاضل بين ما يطرأ عليك من الأعمال، خاصة التي تطرأ من الآخرين.

يمكن أن نلخص ذلك في جملتين:

عدم التخطيط = التخطيط للفشل، إذا لم تخطط لنفسك سيخطط لك الآخرون.

أما عن أنسب الأوقات للتخطيط هو نهاية اليوم وذلك له فوائد عديدة:

1. فهو يجعلك تحدد أولوياتك لليوم التالي ببساطة ولا تنسى شيئا.

2. إضافة أنه يجعلك نشطاً في اليوم التالي لأنك تعرف مسبقا أهمية وقت العمل.

خطط لـ 50% من وقت العمل:

فذلك يوفر لك نوع من المرونة في التعامل مع الأعمال الوظيفية ويسمح أيضا التعامل مع الظروف الخارجية التي تكون غير متوقعة والتي ستقع حتما.

تحديد الأولويات و الالتزام بها:

هناك الكثير من الأعمال، لذلك يجب أن تحدد أولوياتك، وتبعاً لقاعدة اتفقنا عليها سالفا إن غياب الوعي عن ما هو مهم هو انشغال بما ليس مهم، وجب إعادة النظر في أعمالنا والتركيز على أولوية كل عمل ونشاط، ببساطة يمكن تقسيم الأنشطة والمهام الوظيفية إلى:

1. المهام التي يتحتم عليك تنفيذها.

2. المهام التي ينبغي عليك تنفيذها.

3. المهام التي سيكون من المفضل أن تقوم بها.

التوازن والتناسق:

يشير هذا المبدأ أن أفضل خطط إدارة الوقت ما ينظر إليه باعتباره نظاما كليا مركبا ينظم الجوانب الحياتية المختلفة كما يركز على كل من الأهداف قصيرة المدى وكذلك طويلة المدى، ويعتني بإتمام المهام والأنشطة التي تحقق الأهداف، ويهتم أيضا بالراحة والاسترخاء الذهني والبدني والنفسي وممارسة الأنشطة المحببة إلى النفس والاعتناء بمن يحيطوننا من الأهل والأصدقاء.

المرونة:

في العادة أنت تخطط لمستقبل مجهول بدرجة ما، إضافة إلى أننا لا نملك التحكم والسيطرة على كل الأحداث، لذا من الضروري جدا أن نتميز بالمرونة، و لكي تساعد نفسك على المرونة، فكما تعطي وقتا لتنفيذ المهام والأنشطة خَطِّط أيضا وأعطى وقتا للمقاطعات والطوارئ غير المتوقعة، فكما قلنا من قبل خطط لـ 50% من الوقت واجعل الباقي للطوارئ، فإذا تبقى من ذلك وقت اجعله للقيام بالأمور الروتينية أو حتى تستفيد منه للراحة أو تعطيها للعمل على المشاريع طويلة الأمد.

خصص بعض الوقت لذاتك وللاسترخاء:

فذلك يجدد النشاط والسرعة في أداء الأعمال التي تأخذ وقت أطول في غياب فترة الاسترخاء مما يعد استثماراً جيّداً للوقت وهنا من المهم أن نلفت الانتباه إلى أن الراحة التي تجدد النشاط هي استثمارٌ جيّد للوقت.

-بتصرف-

المصدر: المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية